Keväällä 2014 pohdin miten tulevan lakimuutoksen kanssa pitäisi edetä; miten voi tehdä muutoksia, kun kukaan ei tuntunut käytännössä olevan kiinnostunut? Silloinen potilasohjelmistostamme vastaava yritys ei vastannut mitenkään kysymyksiini tulevista muutoksista. Kanta-arkisto tuntui olevan suuri möykky kaikille. Tietoa puuttui. Keväällä 2015 liikkeemme päätyi vaihtamaan silloisen ohjelmistotoimittajan uuteen ja vahvin valintaperuste oli juuri Kanta-palvelujen rakentaminen. Promeda Oy:n optikko- ja silmälääkäriohjelmisto antoi tarvittavat valmiudet tulevaisuuteen.
Syksyllä 2014 käynnistyneessä E-arkkikoulutuksessa käytiin läpi laaja-alaisesti viranomaisvaatimuksia, lain sisältöjä yksityiskohtaisesti, kaikki mahdolliset liittymismallit sekä rakenteinen kirjaaminen. Sain paljon tietoa – paljon sellaistakin millä en optikkona tee mitään, mutta ennen kaikkea sain käsityksen siitä, minkälaisen perinpohjaisen pohdinnan takana kaikki Suomessa tehtävät lakimuutokset ovat.
Taaksepäin katsottuna yksi tärkeimmistä asioista oli, että E-arkkikoulutuksen myötä opin osallistumaan erilaisiin koulutuksiin etäyhteydellä verkon kautta. Upeaa! Voi istua kotona kahvimukin äärellä ja tietokoneen ruudulle tulee kaikki luentomateriaali; luennoitsijat sekä muut osallistujat voi nähdä ja kuulla, ja itsekin voi kommentoida ja kysyä aiheesta. Digitalisaatio tekee monet asiat helpommiksi ja halvemmiksi. Ei enää aikaisia junamatkoja Helsinkiin luennoille – vain läppäri olkkariin ja yhteys kuntoon!
Koko henkilökunta mukana muutoksessa
Kaikki optikkomme, niin nykyisin kuin aiemmin meillä työskennelleet Tiia, Anna, Petra, Kaisa ja Laura, ovat perehtyneet Kanta.fi -sivuston ammattilaisten puoleen. Verkkokoulutukset ovat noin tunnin mittaisia. Niissä käydään läpi mm. tietojen turvallista käsittelyä, potilastiedon arkistoa ja rakenteellista kirjaamista. Jokaisen kurssin lopussa on kertausosio ja joistain kursseista voi tulostaa itselleen todistuksen. Kurssit voi lukea myös pienemmissä osissa; ne on jaettu aihepiirien mukaan 10-15 minuutin pätkiksi.
Vuonna 2014 ammattikortin hakeminen optikolle oli vielä harvinaista. Taisin olla ensimmäinen optikkohakija silloiselle sairaalan virkahenkilölle. Kortti tilattiin varaamalla aika terveyskeskuksen tai HUS:n alueen sairaalan kautta. Kortin tulo kesti silloin parisen viikkoa, mutta tänä syksynä kortin hakuprosessi vei enää alle viikon. Kuvaton kortti maksaa HUS:n alueella 54 euroa. Ammattikorttien hinnat vaihtelevat kunnittain; jossain päin Suomea kortti on jopa ilmainen.
Toisto luo rutiinit
Asioiden uusiksi ajattelemisessa vaikeinta on arkirutiinien muuttaminen. Optikkomme kävivät läpi tietosuoja- sekä potilastiedon arkiston kurssit ja minä lisäksi arkistonhoitajakurssin, jollainen oli tarjolla vuonna 2014. Sen jälkeen pohdimme myymälässä, miten jatkossa toimitaan. Toisto auttaa rutiinien luomisessa, nyttemmin kaikki on jo muuttunut vakikäytännöksi. Mm. seuraavat asiat linjasimme:
- Miten asiakastietoja käsitellään
- Miten asiakkaiden kanssa jutellaan esimerkiksi lääkärintutkimuksista
- Miten pyydetään lupa katsoa asiakkaan tietoja; emme soittele toisiin liikkeisiin tietojen perässä, vaan pyydämme asiakasta itseään hakemaan tiedot, tai teemme potilasasiakirjatilauksen kirjallisesti asiakkaan allekirjoituksella
- Suljemme aina ohjelmat tutkimuksen jälkeen, ettei seuraava tutkimukseen saapuva voi nähdä edellisen asiakkaan tietoja
Omavalvontasuunnitelman tekemisen suurin vaikeus on aloittaminen. Suunnitelma on kuin tiekartta: kun suunnistaa uuteen, on ensin kartoitettava missä nyt on.
Omavalvontasuunnitelmaan voi ladata Valviralta valmiin pohjan, jota täyttämällä tulee samalla miettineeksi, mitkä ovat yrityksen toimintaperiaatteet ja arvot. Listattua tulee yleiset toimintatavat, uuden henkilöstön perehdyttämisrutiinit, tutkimuslaitteet ja tietoturvakäytänteet. Omavalvontasuunnitelma on tehtävä kaikissa toimintayksiköissä ja meillä Keskusoptiikassa omavalvontasuunnitelman kolmas versio päivitettiin tänä syksynä, kun yrityksen nimi sekä jotkut käytänteet olivat muuttuneet.
Pohjavalmistelut Kantaan on nyt tehty!
